律师发送电子邮件的“三大纪律与八项注意”

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律师发送电子邮件的“三大纪律与八项注意”

2016-02-09 欧阳春次阅览

纪律一:下列事项不能发电子邮件

电子邮件确实方便,但它毕竟是一种公共媒介,每次寄出或接收电子邮件时,信件的副本都会复制到单位或公共服务器上,这样,收信人以外的其他人也有可能会看到你的邮件。所以,邮件内容要格外谨慎,尤其是处理重大敏感案件时,一般不要通过电子邮件传送以下信息:

1.涉及客户或案件的重大秘密信息。大数据时代,电子邮件中没有所谓的隐私权。在将重要商业机密或涉及客户隐私内容,写入邮件时,一定要多想想,万一信息内容泄露可能带来的风险。

2.涉及敏感的内容及话题。电子邮件毕竟不是面对面的交流,没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用相辅助,故即使同样的内容,但不同的文字表达方式都可能会让对方产生歧意,或不同的理解,导致无意的伤害或冒犯。所以,如果写邮件时一定要多考虑收件人的心理感受,避免让对方产生负面情绪。

3.涉及内容较为复杂的信息。邮件的主体内容中,最好不要传递复杂信息,比如详细的法律分析报告,不仅对方在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时,形式上也显得不够正式,格式上也不好调整。故最好将其作为附件发送,并在邮件主体中概述附件的主要内容。

因此在涉及上述内容时,可灵活采取多种措施和方法,例如:

1.面对面沟通,以增加互信和安全,并达成更良好的沟通效果。

2.辅助其他更有效率的及时通讯工具,如电话、短信,QQ、微信等。

3.其他技术手段,如新设邮箱,存草稿箱,加密附件等方式。

纪律二:明确邮件发送的目的

律师写工作邮件前,一定要明确该邮件的目的是什么,并根据不同的目的调整表达方式,突出主题和要表达的内容,以更有效达到沟通的目的:

1.单向信息传递。即邮件内容主要在于通知提醒客户,或提供客户所需的重要信息,例如某项重要决定、行为或时间等,而并不需要客户对此积极回应,则邮件内容可更简单明了,一两句话直接说明主题。例如:

A:确认已收到贵司于何时邮寄的材料文件,特此告知。

B:关于客户询问的某问题,现已回复;或某案相关文件现已撰写完成,详见附件,请参阅附件。

C:某案现已收到法院通知,将于何时开庭,特此告知。

2.反向信息传递。即阐述基本事实后,需要去说服对方实施某项行为,或提示客户就某重要决定,及时准确做出答复,以确认双方达成某项行动一致,避免单方实施,形成不必要的风险。例如:

A:关于本案的某个重要文件已于何时寄出,贵司是否已收到,请回复确认。

B:关于某项商务谈判,请与会议前几日内,告知我方具体议事日程安排。

C:关于本案上诉期截止日期为哪天,我方是否提起上诉,或我方是按A还是按B方案提起上诉,请于几天内及时回复确认。

3.双向信息传递。更多时候,邮件内容沟通是双向和持续进行的,但只有在一方信息被对方充分接受并正确理解后,下一步沟通才能更有效完成。故邮件的内容、语气、方式等,需充分考虑收件人情况及心理感受,并做相应调整。对此,应综合关注以下几个点:

A:我方与收件人的关系、熟知度。例如越熟悉的人沟通可能形式可以更明快轻松,而初次打交通的客户则需要更为慎重严谨的表达。

B:收件人的身份、地位、文化背景、熟悉的语言、习惯的表达方式。例如不同的宗教信仰、文化可能有不同的忌讳之处。

C:邮件内容是正面或负面信息,收件人对此是否感兴趣,以及可能会出现的情绪反应。例如传递有利的判决结果信息时,需持谨慎乐观态度并提示仍可能的风险。传递不利的判决结果信息时,则需持适度积极态度并提供相应的解决思路或方案。

纪律三:别当“话篓子”律师

首先,除非确实有重要信息需要通过邮件来传递或沟通,否则最好不要大事小事都通过发邮件来沟通,可以采取其他客户更接受的即时沟通方式来解决,除了高效,语言的魅力和情感性也不是邮件中的文字可以替代。

其次,在定邮件时要学会反向思考,更多体察客户究竟需要什么样的信息,以及客户可能会关注到的问题。以这些问题要点和解决问题的答案,构成了邮件的主要框架。效果更好。例如沟通某个案件是否上诉时,不仅要分析我方上诉的利弊,还要分析对方当事人是否会上诉及可能带来的影响。这些都是客户关注的问题。

再次,邮件内容应该简明扼要、层次清晰,让客户能在最短的时间内获取到最重要信息。写邮件之前,要想清楚以下问题,并将相关信息进行组织和编排。

主要陈述什么观点或建议,为何客户要接受;

主要询问什么问题或意见,客户可能的回答;

同时发送什么文件或附件,客户为何会需要?

注意一

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