交流沟通工具之用幻灯片说故事

投资分析 2019-03-03  星期日 2743字 沟通,交流,PPT,幻灯片

准备故事图解:画出你所持论点的完整结构,以每张图表上方的讯息文字串连成一个合乎逻辑又具说服力的故事 。

坐在我桌子對面的,是一位矽谷的執行長。他公司率先推出的一項科技產品,與我們的日常生活息息相關,那就是快閃記憶體。無論是智慧型手機、數位相機和電腦,都用它來儲存資料。他常常受邀上CNBC的節目,而且在我們見面之前,一直都有在進行商業簡報,這方面的經驗至少有二十年。然而,這位執行長仍然希望能夠再精進自己的公開演說技能。

我問他:「你已經十分成功。大家認為你是優秀的演講人。為什麼你仍覺得自己需要再進步?」

他答道:「總是還有進步空間。我們的股價只要上下1點,就代表公司的估值有幾十億美元的變動。因此我的溝通能力會有很大影響。」

過去二十年間,我曾為許多執行長和創業者擔任溝通技能的教練,這位執行長只是其中一位,卻很有代表性。那些最希望得到我協助的人,常常是早就功成名就、技能廣受稱讚的人。心理學家指出,這種現象可以用「鄧寧克魯格效應(Dunning-Kruger effect)來解釋。簡單來說,就是在某些事物上表現平平的人,會覺得自己比實際上更優秀,因此無法成長和改進。另一方面,優秀的領導人之所以表現優異,正是因為他們能看出自己的弱點,並設法改進。

以下訣竅的適用對象,是那些已經能夠自在進行簡報(其中許多人的技能甚至已廣受讚許),但想要表現得很優異的人。

1.優秀的簡報者所用的投影片張數較少,用字也較少

我曾和全球頂尖顧問公司麥肯錫(McKinsey)在這個領域多次合作。他們的資深合夥人曾告訴我,麥肯錫的新進企管碩士顧問常想展現自己淵博的知識,好讓客戶嘆服,而他們最常用的手法,就是做出極大量頁數的投影片。但是,這些新顧問很快就了解到「少才是多」,而且遠為更多。曾有一位合夥人教導新進顧問,每二十張投影片就濃縮成兩張,以大幅縮減頁數。

原因就在於,優秀的作者與講者也是優秀的編輯。史上某些最令人難忘的演講及文件,往往也是篇幅最短的,這並非意外。林肯總統的蓋茨堡演講(Gettysburg Address)只有272個英文字;甘迺迪總統的就職演說不到15分鐘;美國《獨立宣言》也只提了三項不可剝奪的權利,而不是洋洋灑灑列出22項。

關鍵重點:能刪就刪。

2.優秀的簡報者不使用項目符號

想表達重點的時候,用項目符號是最沒有效的方法。以史帝夫.賈伯斯(Steve Jobs)為例,他被認為是他那個時代最傑出的簡報人之一。他的投影片鮮少只有項目符號和文字,而是用照片搭配文字。

關於記憶與溝通的實驗發現,使用照片和圖像,比只使用文字更可能被記住。科學家稱這現象為「圖片優勢」(pictorial superiority)。分子生物學家約翰.麥迪納(John Medina)認為,記憶圖像的能力是人類最大強項之一。他寫道:「人類記憶圖片的能力十分了不起。聽到一則資訊,過了三天你只能記得10%。但如果加上一幅圖片,你就能記得65%。」

關鍵重點:為投影片的文字搭配照片、影片和圖像。

3.優秀的簡報者,會提升自己的語言表達能力

華頓商學院(Wharton)行銷學教授約拿.博格(Jonah Berger)的一項新研究顯示,講者如果適時改變語速、語調、音量,演講效果會更佳。

總之,這項研究指出,有效說服他人的人會控制自己的聲音,因而顯得對自己的論點更有自信。舉例來說,他們在強調關鍵訊息時會提高音量,而在提出重點之後會稍作停頓。

簡單來說,如果你在傳達關鍵訊息時,音量有高低、語調有抑揚頓挫,那麼你的簡報就會更有影響力、更有說服力、更有氣勢。

關鍵重點:別低估聲音能在觀眾心中留下正面印象的力量。

4.優秀的簡報者,會創造讓觀眾「哇」地驚嘆的時刻

觀眾不會記得每一張簡報投影片上的每一個字。他們會記得的是一些時刻,例子之一就是比爾.蓋茲(Bill Gates)2009年那場著名的TED演講。

當時蓋茲講到比爾與美琳達蓋茲基金會(Bill & Melinda Gates Foundation)抑制瘧疾傳播的成效,他說:「當然,瘧疾是靠著蚊子傳播的。我現場就帶了一些,讓大家感受一下。」接著他走到舞台中央,打開一個小罐子,放出一群蚊子(無瘧疾帶原)。

「我們先讓這些蚊子在這裡飛一下。」

那個時刻讓人意想不到,所以成功抓住了所有觀眾的注意力。當時的觀眾本來以為會聽到一場典型的PowerPoint簡報,也就是充滿了圖表和數據資料,但相反的,他們接收到的是發自內心對這項主題的介紹,這種沉浸式的體驗觸動了他們的情感。

讓人意料不到的時刻之所以能抓住聽眾的注意力,原因在於人腦很容易覺得無聊。我曾訪談的神經科學家普拉迪普(A.K Pradeep)表示:「『注意新鮮事』是所有人類天生具有的生存工具。人腦會去注意那些顯眼、新奇、突出,或是看起來好吃的東西。」

關鍵重點:給觀眾一點特別的東西。

5.優秀的簡報者會事先演練

大多數講者的練習都遠遠不足。當然,他們會事先重新看過投影片,但卻忽略了該投入許多時間去刻意練習,如此才能真正精彩地呈現那些內容。

馬爾康.葛拉威爾(Malcolm Gladwell)曾提出知名的「一萬小時法則」,作為衡量「卓越」的標準;他詳細說明,任何人只要針對自己的領域每週練習二十小時,維持十年,就能成為那個領域的大師。雖然你不會有那麼長的時間練習你的下一場簡報,但是,那些優秀的簡報人都有投入時間練習,才能從表現良好變成優異。

以金恩博士(Martin Luther King, Jr.)為例。他最著名的那些演說,都是經過多年練習後才達成的;正是有了這樣深厚的嫻熟程度,他才能具備必要的意識和彈性,而得以展現一種高級的演說技巧:臨場發揮。在林肯紀念堂前的階梯上,金恩博士臨場發揮說出一段著名講辭,而那場演說現在被人們稱為《我有一個夢》演講。當他開始重複說「我有一個夢」的時候,現場的記者有點困惑,因為這句話並不在他們事先拿到的演講稿裡面。金恩博士感受到觀眾的情緒,當下決定要把他過去許多演講裡的用詞和想法結合在一起。

一般相信,金恩博士一輩子演講超過2,500場。如果我們假設每一場需要花兩小時來草擬演講稿和排演練習(而且很多時候他花的時間遠多於兩小時),保守估計他的練習時間超過五千個小時。但這只包括演講而已,並沒有計入高中辯論會和幾百場的講道。在1963年8月他發表《我有一個夢》演講之前,他絕對已達到一萬小時的練習。

關鍵重點:花時間讓自己更優秀。

絕不要低估優秀溝通的力量。這有助於你得到夢想的工作、吸引投資人支持你的創業構想,或是提升你在組織裡的地位。雖然世界上已經有許多優秀的演講人,但你若是運用以上的訣竅,就能朝著脫穎而出踏出第一步。你能夠因為一次又一次發表亮眼的簡報與演講,而顯得出類拔萃。

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