跨国公司的法律风险管理体系

更新于:2016-02-09  星期二已有 人阅读 信源:佚名字数统计:4485字
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编者按:相较于中国企业而言,跨国公司特别是欧美的跨国企业的法律风险管理体系更为成熟和完善。为了应对全球化经营中遇到的各种不同类型的法律风险,在承担传统的企业管理责任的基础上,很多跨国公司都建立并不断更新完善其内部法律团队和法务的管理体制,以尽量降低企业面临的种种法律风险。因此,深入了解和研究跨国公司在法律风险管理上的最佳实践,对今天的中国企业具有特别重要的意义。我们在本期首先介绍跨国公司的法律风险管理体系的内容,然后将分期介绍跨国公司法律风险管理体系的特点和经常采用的一些具体的风险管理方法与技巧,以期对中国企业提高法律风险管理水平提供参考。

完善的法律风险管理体系是跨国公司管理制度的一个重要内容。为了有效控制全球化经营风险,跨国公司普遍具有强烈的法律风险意识,对于法律风险的防范与管控十分重视,不惜投入巨大成本。据BBI咨询集团的研究表明,2006年,美国公司在亚太地区和北美地区法律支出总额是250亿美元和580亿美元,而2010年,美国公司法律支出总额上升至亚太地区400亿美元、北美地区880亿美元。

跨国公司的法律风险管理体系一般包括以下几个组成部分:

(一)总法律顾问制度

跨国公司一般在高管层面设立总法律顾问(generalcounsel),有时也称为法律主管(legaldirector)或首席法务官(chieflegalofficer),负责管理全公司的法律事务。以美国公司为例,根据国务院国资委的考察结果,其总法律顾问制度有以下特点:

1、总法律顾问具有较高的地位和权威性

总法律顾问由首席执行官选任并在多数情况下需要经过董事会的批准,一般由公司执行副总裁或者资深的高级副总裁担任,与首席财务官、人力资源副总裁、销售副总裁等作为同级别的高管人员,属于公司的核心管理团队成员。总法律顾问的薪酬水平符合其高管定位,甚至与法官、律师等其他法律从业人员相比,也具有一定优势。此外,在许多跨国公司中,总法律顾问还兼任公司秘书(corporatesecretary),在有些公司中还担任董事,肩负更多职责,也具有更高地位。

总法律顾问一般直接向公司首席执行官负责并向其汇报工作,很多时候同时也向董事会报告有关事项。总法律顾问通常列席公司董事会,在企业决策和管理中起着独特而又举足轻重的作用。

美国大公司的总法律顾问一般都具备深厚的职业背景和广泛的社会影响。不少美国公司的总法律顾问在加入这些公司前都曾担任过法官、政府官员或者大型律所合伙人,不仅具有资深的职业背景,而且具备深厚的法律专业背景,因而在公司往往属于资深高管,具有很高威信。

2、总法律顾问的职责范围比较广泛,主要包括以下方面:

(1)全程参与公司经营管理,参加公司所有重要会议,参与涉及公司法律、财务、战略、销售、运营、考核等所有重大事项的决策。

(2)负责合规管理。尽管一些跨国公司的合规管理已经由独立的合规部或合规委员会负责,总法律顾问仍在不同程度参与合规管理工作,该项工作主要包括两个方面的内容,一方面是研究、掌握国家出台的各项新的法律法规和政策,与合规部或合规委员会协调调整公司各项决策,保障公司行为符合国家法律法规的规制;另一方面是与合规部或合规委员会共同制定公司内部章程和规章制度,并确保每一名员工都知悉这些公司规则,保障公司内部规章得到有效执行。

(3)负责政府公共关系。企业与政府协调有关事项主要由总法律顾问牵头负责,法律部门具体开展相关工作,很多跨国公司专门在法律部下设政府关系部或政府事务部,负责监测世界主要国家的法律发展和政治倾向、对政府游说、影响立法等工作。

(4)负责知识产权工作。跨国公司一般都将知识产权工作作为法律部门的重要职责,由公司总法律顾问统领。有些公司在法律部下设专门负责知识产权的部门,例如专利部。

(5)负责公司内部调查。跨国公司一般均在公司设有内部调查机构。目前很多跨国公司的内部调查已经由合规部或合规委员会牵头,负责处理来自公司内外部的举报(如员工违规、商业贿赂等)和启动公司内部调查,但总法律顾问也会在不同程度参与公司内部调查。如美国联邦采购法规(FederalAcquisitionRegulations,简称FAR)针对涉及政府采购、军品采购等企业专门规定,公司必须有法律合规部门和内部举报机制,如波音公司因涉及政府军用飞机的采购,因此在法律部下设专门的公司调查部门,由总法律顾问领导开展工作。

(6)领导和管理公司内部法律团队。公司内部法律团队由总法律顾问直接领导,所有团队成员的工作职责和聘任、培训、考核、薪酬等,都由集团总法律顾问负责。总法律顾问还负责领导法律部门开展公司规章制度起草、合同管理、诉讼及外部律师选聘等日常事务。

(二)内部法律团队的设置与管理

从其组织架构来看,在跨国公司中,通常都设有法律部。它是负责公司法律风险管理的专业部门,在公司整体管理架构中有着比较重要的定位,其基本职能是以其专业职业技能、极强的道德良心及组织机构的独立性来管理企业的各种法律和合规风险,从而大大降低其给公司带来的经济及名誉上的损失。从其职能来看,法律部的主要职责一般包括几大业务板块,涵盖合同、知识产权、劳动、并购、诉讼、合规等事宜。对内法律部协助公司管理层起草公司规章政策、合同范本、日常法务文件(如董事会决议等),审核商业合同法律风险,参与公司投资和并购项目,进行违规行为及员工纠纷的调查和处理,开展内部审计、保管公司重要证件和文件等。对外法律部领衔处理诉讼和仲裁,配合政府调查,聘用外部律师和顾问等。

法律部的成员属于公司内部法律顾问,通常来源于律师事务所和政府部门有着多年工作经验的专业律师,许多法律顾问还有较为丰富的与公司业务相关的专业知识,例如工程、财务、技术等方面的专业背景。他们都是拥有法律专业学位和律师资格的执业律师,与在律师事务所执业的专业律师的唯一区别是他们的服务对象即客户只有一个,那就是自己的公司。他们一般有自己的行业组织,例如美国有全国性的法律顾问协会,为公司法律顾问组织各项相互交流和学习提高的活动。

一般跨国公司法律部门内部结构的基本模式是:总法律顾问全面负责公司的法律事务,对首席执行官负责;同时,许多大公司还配备了副总法律顾问,协助总法律顾问领导相关工作;法律部按照业务领域分成若干个处;海外业务较多的公司,按区域设立地区法律组织,为法律部的派出机构;各子公司根据需要设立自己的法律部,受总部法律部的领导。目前,跨国公司越来越重视公司内部法律资源的配置,采取定期培训、轮岗、配备导师、信息平台建设等方式,在全球范围内整合、优化公司法律资源。

对于在全球有众多子公司的跨国公司而言,其内部法律团队的分布也是全球性的。在管理模式上,跨国公司一般采取集中管理、分散管理以及矩阵管理等模式。集中管理,即在总部设立一个职能较为全面的法律事务部门,子公司的法律顾问均由总部直接派驻。分散管理,则是除了在总部设立法律部门外,还分别在各子公司设立法律事务部,向所在公司的管理层负责。在分散管理模式下,集团总法律顾问对子公司法律顾问仍然具有业务指导和监督的关系。还有不少企业采取了矩阵管理模式,一般为纵横结合、以纵为主。例如,子公司法律顾问既对子公司总裁负责,也对集团总法律顾问负责;同时对于涉及集团重大利益的法律事务如重大投资与并购、证券、知识产权和重大诉讼等,仍实行垂直管理。

(三)完善的法律风险管理制度与流程

跨国公司的普遍经验表明,法律风险管理绝不仅仅是设立一个总法律顾问和法律部门,也绝不仅仅是公司内部法律团队的职责,而是以一套完整的风险管理制度为保障,建立一个完善的法律风险管理流程。这个管理流程融入到公司经营管理的各个环节中,法律部门在这个管理流程中发挥牵头和引导作用,但需要全公司各个部门以及全体员工的参与和执行,各个部门和每名员工在法律风险管理方面都有明确的职责。

首先,是确立支持法律风险管理的基本制度,包括确定本公司法律风险管理的基本原则、管理目标和管理机构。例如,跨国公司经常将提前预测法律风险、及时发现法律风险和正确应对法律风险作为一项基本管理原则,将事先预防而非事后补救作为一项基本的管理目标,并将法律风险管理纳入公司的全面风险管理和公司治理体系,在机构设置上除了总法律顾问和法律部门,绝大多数的公司在董事会中设有专门的风险管理委员会,由其统一负责包括法律风险在内的风险管理重大事务,并制定公司风险管理的总体战略规划。

其次,是构建和执行完善的法律风险管理流程。该流程一般分为风险识别、风险评估、风险处置、风险监督与报告以及风险防范与控制几个环节,我们将在下一节中详细介绍在每一个环节上跨国公司经常采用的风险管理方法。但无论在哪个环节,都需要公司法律部门与其他部门尤其是业务部门的配合,都不是法律部门所能够独立完成。例如,对于公司签署的合同中的法律风险,一般由销售或采购部门的人员根据公司的合同风险管理原则管理常见的风险因素,如遇到不能解决的重大风险或问题,应报公司法律部门处理。

如果在上述过程中公司法律部门与其他部门发生意见分歧,一般需要提交总法律顾问与有关部门领导甚至首席执行官讨论解决。如果是子公司的法律顾问与经营管理负责人出现分歧,则分别逐级向自己的上级汇报,直至总法律顾问和集团首席执行官。对于一些难以协调的重大分歧,总法律顾问可以提交董事会(或董事会风险管理委员会)讨论和作出决定。

当然,跨国公司的法律风险管理流程与架构也依照本公司的业务情况、组织文化和面临的风险性质而有所不同,并随着外界环境的变化而不断调整,并没有固定的一成不变的模式。例如,处于政府监管较多的行业(如银行和金融服务业)的公司,以及在美国上市的公司,越来越多地将法律风险管理的放在公司合规管理的职能中;而在其他一些公司,合规管理属于法律风险管理职能的一部分。

(四)外部律师的聘用与管理

跨国公司聘请的外部律师,即在律师事务所执业的非公司雇员的律师,属于公司法律风险管理体系不可分割的组成部分。外部律师一般由公司法律部门统一聘请并负责与其进行沟通交流,包括向其发出工作指示和监督其工作。一般公司都根据自身情况和工作需要,选择与一家或几家律所建立长期合作关系,这有利于被选择的律所熟悉本公司的业务情况和服务需求,以便及时提供到位的法律服务。

跨国公司普遍注重清楚界定公司内部法律顾问与外部律师的工作分工,提高外部律师的使用效益和服务价值,能够由内部法律顾问处理的工作,一般不交给外部律师,或让内部法律顾问与外部律师同时处理。所有委托外部律师进行的工作,都要通过法律服务协议或者聘用函清楚规定工作范围和费用条件。

在工作范围上,外部律师不仅协助公司处理具体的法律风险,还可对公司的法律风险管理工作进行评估和提出改进意见。例如,在皇家壳牌石油公司2004年爆发虚报储量的丑闻后,就聘请美国律师事务所DavisPolk&Wardwell进行调查,对如何改进公司的法律管理功能提出建议。

《中国企业法律风险管理发展报告》由中国政法大学企业法务管理研究中心和美国贝克

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