法律尽职调查流程

更新于:2016-02-09  星期二已有 人阅读 信源:法律出版社 国浩律师北京事务所字数统计:6248字
关键词尽职调查

第21条【准备阶段需确定事项】

尽职调查工作以承办律师就被调查企业出具尽职调查报告为目的。所以,在接受委托时,承办律师团队牵头人(通常为项目负责合伙人)即应依据限定的时间,以经验和认识水平来判断尽职调查的范围和深度,并就以下方面与委托人达成共识:FrG租赁视界

(1)确认尽职调查的原因:确认委托人拟进行的商业交易和要求调查的原因。这有助于承办律师准确把握委托人的服务需求,确定尽职调查工作的方向。FrG租赁视界

(2)确认尽职调查所服务的交易模式:询问委托人已经确定或计划采取的具体商业交易模式。这有助于承办律师围绕商业交易模式所可能发生的风险点,合理确定尽职调查工作范围,最大限度降低和规避交易风险。如果委托人已经确认交易模式,则承办律师应当根据法律、法规和执业经验,预判该交易模式的合法性和可行性。如果认为委托人确认的交易模式存在瑕疵、法律障碍或其他不可行因素,承办律师应当在尽职调查准备阶段提出,并建议委托人做出合理调整。FrG租赁视界

(3)确认商业交易基准日:承办律师应当与委托人确认拟从事商业交易和调查的基准日,法律尽职调查服务仅应涵盖该基准日之前被调查企业的法律情况。该基准日通常也与财务尽职调查基准日相同,并作为商业交易确认交易价格的日期。FrG租赁视界

(4)确认被调查企业:承办律师应当在了解委托人陈述的尽职调查原因以及交易模式后,根据自己的法律知识和经验,帮助委托人准确地选择和确认被调查企业,以免遗漏应当被列入交易和调查范围的企业,导致后续需要补充尽职调查,或者将多余的被调查企业列入尽职调查范围,浪费委托人的时间和金钱。FrG租赁视界

(5)确认尽职调查的具体范围、深度和广度:明确尽职调查拟包含以及排除的事项,以及应考虑的关键经营、商业和法律因素。这有助于委托人和承办律师对尽职调查工作作出合理的期待和预判,同时有效减少委托人与承办律师之间对于尽职调查工作范围和工作量的争议。FrG租赁视界

(6)确认参加尽职调查的人员数量和资历:根据尽职调查的范围、深度和广度,与委托人确认参加尽职调查的专业律师数量、资历。这有助于委托人树立对承办律师即将从事的尽职调查工作的信心,同时也给委托人提供了对具体提供服务的承办律师的数量和资历提出异议的机会。FrG租赁视界

(7)确认尽职调查过程和方法:包括拟详细核查的事项、调查取样程序、需要被调查企业参与调查的人员范围、需要走访的有关机关和单位以及调查人员将使用的问卷格式等内容。FrG租赁视界

(8)确认尽职调查服务期限:根据对尽职调查工作范围和工作量的预判,确认承办律师需要的工作时间,并尽量留一些机动时间。一般而言,承办律师的工作期限可能因为被调查企业是否配合,提供资料、文件的快慢等而受到影响。因此,承办律师在确定大致服务期限时,要把可能的影响因素向委托人事先说明。FrG租赁视界

(9)评估尽职调查的成本数据:为每一位调查人员或起草人员制定时间成本和支出预算(特别注意从事较多外围工作的人员)。这有助于承办律所控制服务成本,并可以提前让委托人了解除了法律服务费以外未来需要报销的费用幅度。FrG租赁视界

第22条【承办律师团队组建】

在委托人及自身条件允许的情况下,承办律师团队组建应考虑:FrG租赁视界

(1)选定团队主要负责人、总审承办律师及主要承办律师团队成员;FrG租赁视界

(2)确定工作小组及工作分配。一般情况下,可以由每两名承办律师组成一个工作小组,其中一名承办律师主要担任摘要及报告部分的起草人,另一名律师在协助前者从事同样的工作外,将主要负责调查访谈、独立性调查等工作;FrG租赁视界

(3)选定总联络人,协助总审承办律师负责团队的对外联系,以及对内发布指示、公告、督促尽职调查工作进度和催收报告草稿等工作;FrG租赁视界

(4)选定文件管理员,协助总审承办律师负责调查项目相关文件的整理(总协调工作)以及文件保管工作;FrG租赁视界

(5)如果团队人数较多且须出差至外地进行尽职调查,还可视需要配备一名或多名生活秘书负责处理团队的一切非业务杂务,并协助文件管理员完成相应工作;FrG租赁视界

(6)尽职调查的程度、具体要求常常在调查进行过程中才会明确。在需要时应当对团队做根本性的改变或增加人员配备,但是团队负责人就此类变动事宜应积极与委托人沟通,且应严格把控;FrG租赁视界

(7)前述团队人员及分工,可根据尽职调查项目的实际需要合理兼任,但须经团队主要负责人或总审承办律师同意。FrG租赁视界

第23条【具体工作安排】

如果报告将由二人以上组成的团队完成,以下问题必须尽早解决:FrG租赁视界

23.1选定总审承办律师,负责以下内容:FrG租赁视界

(1)监督每一部分起草人员对《尽职调查报告》中各自负责的部分进行摘要事项的准备,检查其所写摘要的精确性和完整度(如与每个起草人员开会讨论所分配的事项);FrG租赁视界

(2)向承办律师团队确定尽职调查工作质量要求和质量控制措施,确保事先确认的质量控制措施得以实施;FrG租赁视界

(3)详审摘要要点的关联性,汇编摘要的终稿;FrG租赁视界

(4)汇编、汇总《尽职调查报告》,理清附录顺序,力求格式、定义的使用与章节编号(特别是在目录、摘要部分)、写作体例具有一致性;FrG租赁视界

(5)协调起草人员,确定最后期限。督促进展慢的调查人员,重新分配人员以尽快完成较繁重的任务;FrG租赁视界

(6)负责向委托人做汇总报告。FrG租赁视界

23.2如果项目具有可分性,可指定两位“总审律师”,就上述总审工作再做分配。具体工作安排如下:FrG租赁视界

(1)制备“尽职调查基础事项”、“尽职调查方法”部分和“尽职调查假设”、“尽职调查一般考虑事项”等附件,并确保附件已备好并发放,以使所有的起草人员了解这几部分附件的内容,并在做自己报告部分时建议增改。原则上,前述附件在交到每个人手中时已经是定稿文件,不应进行修改;FrG租赁视界

(2)准备并发放一套拟在报告中使用的定义(并随时更新),所有的起草人员应遵循此定义,并在必要时规定新的定义;FrG租赁视界

(3)让所有起草人员了解拟使用的《尽职调查报告》格式范例,分配其各自应负责编写的部分。确定需要进一步分配任务的部分,并分配工作任务。每位起草人要提供被分配部分的摘要事项,以供与总审律师讨论时使用;FrG租赁视界

(4)为每位调查人员制定严格的时间表并监督其遵守;FrG租赁视界

(5)与内部人员及委托人制定将用于被调查企业访谈的尽职调查清单、问卷。确保调查人员了解清单、问卷的全部内容和调查目的;FrG租赁视界

(6)附录的内容、格式及拟用的标题应尽早达成共识。请切记要充分重视附录将被用于被尽职调查的主要收购/股东协议的可能性,非常有必要在开始时就保证附录内容和格式的准确,这将为以后修改长篇的附件时节省大量时间;FrG租赁视界

(7)确定分组负责人或承办律师的职责;FrG租赁视界

(8)负责与被调查企业或/及其指定人员或/及代理人员(“被调查企业联络人”)确定交接工作职责,并与其保持必要的良好沟通关系;FrG租赁视界

(9)在早期确定对每部分尽职调查报告承担最终责任并最后定稿的最终责任人。一般情况下,每部分尽职调查报告的最终责任人应当由执业律师来承担。最终责任人应当根据其负责部分的结论,最终确定本部分的摘要要点以及假设、一般考虑事项部分的明确条文。FrG租赁视界

第24条【制作法律依据文件夹】

承办律师应当根据法律尽职调查所涉及的领域,被调查企业的内、外资性质,经营范围以及本次商业交易等特性进行专项法律调研,并制作法律、法规依据的文件夹(可为电子文档),供承办律师团队随时查阅。FrG租赁视界

第25条【制作尽职调查清单】

承办律师应当根据尽职调查工作范围并结合被调查企业和被调查项目的实际情况,制作尽职调查清单。尽职调查清单的制作过程中,需要注意以下事项:FrG租赁视界

(1)尽职调查清单是法律尽职调查最经常使用的工具,项目投资、收购兼并、公司股票发行和上市使用的清单不同,但都包括:被调查企业组织结构的基本法律文件、重大资产、重大合同、税务、劳动人事管理、重大债权债务、诉讼、仲裁和行政处罚等基本内容。FrG租赁视界

(2)尽管存在调查内容的共性,但是,法律尽职调查清单仍然要围绕尽职调查的重点目标起草。例如,在公司股权并购尽职调查中,尽职调查清单内容要更加侧重公司的历史沿革、股东出资是否充实、股权是否存在质押等权利负担;在资产并购尽职调查中,尽职调查清单内容要更加侧重并购资产的权属合法性,是否存在抵押、出租或其他权利负担等。FrG租赁视界

(3)承办律师应当要求被调查企业准确填写尽职调查清单问题并提供相关文件资料,要求被调查企业对全部资料的真实、完整、有效性负责,对于适用于被调查企业但其未能提供的相关文件,应当要求被调查企业明确注明未能提供之理由。FrG租赁视界

(4)承办律师应根据被调查企业对尽职调查清单的反馈开展下一步的尽职调查工作。FrG租赁视界

第26条【尽职调查资料获取】

依据制作的尽职调查清单,承办律师应当向被调查企业获取相关文件和资料,并注意:FrG租赁视界

(1)有效安排承办律师团队内关于文件索取的分工,避免向被调查企业重复索取;FrG租赁视界

(2)要充分重视被调查企业延误提交调查资料的可能性,做好督促工作。这直接关系到承办律师正式进入被调查企业开始尽职调查的时间、尽职调查工作的效率以及完成的尽职调查工作的期限;FrG租赁视界

(3)在获准进入被调查企业专为团队开放的档案室后,承办团队应在尽可能短的时间内按分组将调查文件重新整理;FrG租赁视界

(4)应遵守被调查企业事先确定的阅卷规则,如果规定不能复印、扫描文件,就尽早开始阅卷并仔细摘抄相关信息,制作工作底稿;FrG租赁视界

(5)重视在早期阶段与被调查企业总联络人建立良好的合作关系;FrG租赁视界

(6)调查人员应当重视通过面对面沟通的方式获取信息,但同时应当注意此类信息的客观性;FrG租赁视界

(7)负责文件获取工作的人员应当定期查看被调查企业对资料提供的回复,并对遗漏或延误进行跟进处理。FrG租赁视界

第27条【制作补充尽职调查清单】

在完成上述工作后,律师团队应迅速对已获取的全部文件进行初审,并依据经验判断、发现可能漏掉或其他原因造成的文件缺失状况。调查承办律师应及时将前述文件缺失情况汇总至被调查企业总联络人,并在总联络人进行甄别后开始着手制作第一次补充尽职调查清单。FrG租赁视界

第28条【提供补充尽职调查清单并继续索取资料】

承办律师应将起草完毕的补充尽职调查清单提供给被调查企业,并委托专人联系被调查企业,督促其提供相关资料。FrG租赁视界

第29条【制作被调查企业高级管理人员、实际控制人访问提纲】

根据法律尽职调查的需要,为了更加准确和详细地了解被调查企业的情况、实现调查目的,承办律师在取得委托人许可后,可以在尽职调查过程中对被调查企业的高级管理人员、实际控制人进行访问,并在访问前制作相关访问提纲。FrG租赁视界

第30条【制作被调查企业客户访问提纲】

对于某些被调查企业,尤其是对于服务类企业,客户评价更能够反映被调查企业的实际实力和发展前景。如有必要,承办律师在征得委托人同意后可以事先制作被调查企业客户访问提纲,在征得被调查企业同意后,对其客户进行访问。FrG租赁视界

第31条【创建文档管理系统】

尽职调查承办律师团队应当建立一个新的文件档案系统,并将按照上述方式获取的所有的文件和资料存储至系统。对于获取的相关文件、信件和备忘录等,都要做到:FrG租赁视界

(1)为每个文件编一个独特的识别号码;FrG租赁视界

(2)列出文件接收表;FrG租赁视界

(3)决定需要复印的份数。通常至少应有一份库存本、一份复制本。保存复制本以备调查人标记重要事项之用。FrG租赁视界

第32条【选定文件管理人】

依据工作需要,可以选定文件管理人负责以下内容:FrG租赁视界

(1)由文件管理员负责出借资料、催促归还。库存本绝对不准借给调查人员。FrG租赁视界

(2)给所有调查人员发放每次收到文件的更新表。FrG租赁视界

(3)随时了解所有文件的位置。FrG租赁视界

第33条【律师独立调查】

律师独立调查是一种重要的尽职调查手段,通常情况下是指承办律师通过在被调查企业所在地的政府部门或主管机关进行工商、税务、土地、房产等公开查询来核实相关法律事实或文件。FrG租赁视界

33.1独立性调查是否开展取决于被调查企业的配合程度,以及工作时间的要求。FrG租赁视界

33.2独立性调查一般应当在尽职调查的过程中进行。为了全面了解被调查企业资料,对于工商登记资料、不动产登记资料等历史性文件,尽量在尽职调查开始时进行,由此,承办律师可以几乎同时取得独立性调查取得的资料和被调查企业提供的资料,便于相互印证和节约调查时间。当然,独立性调查也可以在出具报告初稿之后及正式报告之前有针对性地进行。FrG租赁视界

33.3承办律师进行独立性调查,应当要求其走访和调查的政府部门或主管机关出具相关被调查资料的复印件,并加盖查询章以证明与原件核对一致。如果有的政府部门或主管机关拒绝出具被调查资料或盖章,承办律师应当将独立性调查情况制作为工作底稿并记录在案,由同去查询的承办律师签字备查。FrG租赁视界

33.4律师独立调查过程中应当尽量促使被调查企业配合。有的政府部门或主管机关不允许律师或律师所调取被调查企业的某些信息,但是允许被调查企业调取和复制本企业的信息。所以承办律师应当尽量促使被调查企业在律师独立性调查中能够提供一切方便,高效、完整地完成法律尽职调查任务。FrG租赁视界

第34条【文件资料的读取】

调查承办律师不应机械化或模板化地阅读文件,而应当对可能偏离或者阻挠文件及委托人预期商业目的的条文和情形进行审慎识别与提示。调查承办律师应当做到:FrG租赁视界

(1)能够意识到与被调查企业业务相关以及与交易背景相关的问题;FrG租赁视界

(2)遇到任何疑问都与承办律师负责人讨论或向相关政府部门咨询,确保对相关问题采取了正确的方法;FrG租赁视界

(3)阅读过的文件应制作文件清单,对于阅读中发现的问题,在工作底稿中做相应记载;FrG租赁视界

(4)结合在工作底稿中发现的问题进行综合分析,找出矛盾点并找到矛盾原因。FrG租赁视界

第35条【进行调查访谈及记录】

35.1在法律尽职调查中,通常在以下情况下进行访谈:FrG租赁视界

(1)在委托人和承办律师认为必要时,对被调查企业的高级管理人员、实际控制人、被调查企业客户等进行访谈;FrG租赁视界

(2)如出现即使提出补充尽职调查清单被调查企业依然无法提供相应资料的情况,承办律师可以对被调查企业进行调查访谈。FrG租赁视界

35.2访谈过程中,应当注意律师应有的保密义务及友好态度。FrG租赁视界

35.3调查访谈一般可采用书面问卷方式或指派调查人员当面访谈并做出书面问卷记录的方式,但调查人员应当确保访谈对象在问卷上签字确认承办律师应尽量要求受访人在访谈记录上签字。有时,被调查企业会有意、无意地隐瞒或不披露一些本企业的真实情况,但是,通过访谈的形式,有时能够获得事实真相。如果对某些事实问题,委托人和被调查企业存在争议,被调查企业高级管理人员、实际控制人在访谈记录上签字,能够起到证据效力。FrG租赁视界

第36条【向委托人通报与沟通】

36.1在进行尽职调查过程中,承办律师应当定期向委托人通报尽职调查进展。存在以下情形时,承办律师应当保持敏感,迅速判定并立即提出意见:FrG租赁视界

(1)突发事件;FrG租赁视界

(2)委托人所在国法律不适用的主要部分或文件,此时有必要由外国专家出具意见;FrG租赁视界

(3)需要其他领域的专业人士出具意见的部分,如需要保险经纪人、保险精算师、测量员、环境专家、计算机专家以及商业领域的其他专家出具意见。FrG租赁视界

36.2承办律师应当避免向委托人汇报尽职调查结果中所附带的任何非律师分析或判断,除非上述结果在提交最终调查报告之前通过分析、论证表明应该且已经向委托人进行了汇报。FrG租赁视界

第37条【集中办公制度】

提倡有利于增进承办律师团队与券商、会计师事务所、资产评估、造价咨询机构等成员之间信息交换和汇总,并可以提高工作效率的集中办公制度。FrG租赁视界

第38条【与第三方中介机构的合作】

保持与券商、会计师事务所、资产评估、造价咨询机构等第三方中介机构的有效合作,就业务、财务、税务和法务等相关问题进行机构间的相互提示与信息补充。FrG租赁视界

承办律师应当重视与第三方中介机构进行信息共享,并对在各自调查中发现的问题进行充分沟通,这样可以有效降低遗漏主要风险点等尽职调查风险,同时有助于提高尽职调查的工作效率。FrG租赁视界

承办律师与第三方中介机构合作,还可以在充分发现问题的基础上寻找多种渠道解决尽职调查中发现的问题,尽可能促成交易目的的达成。FrG租赁视界

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