律师个人知识管理经验谈

更新于:2016-02-09  星期二已有 人阅读 信源:方向东字数统计:6016字
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近来,在律师界有一个词比较火,那就是律师事务所的知识管理(KnowledgeManagement)。有关知识管理的文章在微信上也流传甚广,比如《金杜律师事务所知识管理系统建设》、《律所知识管理难题的破解与创新》(蒋勇)。如果律师事务所的知识管理真正做好了,可以“让律师不是一个人在战斗”。但律师事务所的知识管理是一个看起来很诱人、实施起来很困难的事情。大多数律师事务所的知识管理之所以做不好,除了观念问题(比如,人人都想做只获取、不付出的“伸手党”),还涉及到合伙体制问题(比如,自己的知识经验为什么要分享给别人)。

事务所层面的知识管理不好做,也不是普通律师所关注的问题,因此我在这里讨论的不是事务所层面的知识管理,而是律师“个人”的知识管理。对于律师个人而言,事务所层面的知识管理做不好,并不等于个人的知识管理做不好;事务所层面的知识管理你可以不关注,但个人的知识管理你不能不关注。

我相信,每个律师都有自己的知识管理方式,虽然不一定用“知识管理”这一概念。关于律师个人的知识管理,我自己摸索了好些年,我的体会是,律师(尤其是新律师们)如果能够重视并尽力做好个人知识管理,对于自己的成长是大有作用的。下面我就结合自己的经验和体会,来具体谈谈律师个人如何做知识管理,希望对你有点帮助。

1、律师为什么要做个人的知识管理

从大的方面说,律师是靠提供法律服务吃饭的,而提供法律服务就离不开专业知识。可以说,律师从事的是一个知识密集型职业。我相信不少同行都有这样的感受,这些年随着社会的快速发展,法律法规的不断修改更新,我们需要关注的各种知识越来越多。面对海量知识,缺乏有效的知识管理方法,难免有“跟不上”之感。

从小的方面说,可能不少同行都有这样的遭遇:明明记得以前做过了某类业务、处理过某问题,但自己就是找不到了原来的资料和研究成果了,第二次遇到同样或类似的业务,还需要重新从头研究,费时费力。如果你做好了个人知识管理,上面的问题基本上就不会发生。

律师之所以要做好个人的知识管理,道理其实也很简单,就是做好个人的知识管理,可以给你带来不少好处。简单地说,有两大直接的好处,一是可以增加个人的知识和经验积累,二是将来可以大幅提升个人的工作效率。

2、个人知识管理是什么

按照我的理解,所谓个人知识管理,就是指律师将个人拥有及获取的各种资料信息变成有价值的知识,并分类保存起来,在工作需要时,自己能够准确快速地找到并使用相关知识。律师进行知识管理本身不是工作之目的,绝对不是为知识管理而做知识管理,知识管理的根本目的就是便于做好业务。

个人知识管理通常包括以下内容:明确自己的知识需求;有自己的信息获取方法;消化信息并转化为有用的知识;对知识进行准确的分类;为需要归档和保存的知识建立规范,便于将来检索;建立自己的知识数据库。下面,我就针对律师个人知识管理中的几个重要方面做一个简单阐述。

3、对知识进行分类是管理的前提

知识有显性知识和隐性知识之分。所谓显性知识就是那些能以书面文字、图表等加以表述的知识;那些我们难以表述但在行动中却自觉使用的知识,就是隐性知识。举例来说,前段时间我写了“合同审查经验谈”,把我对合同的审查经验表达给其他人看,文章的内容可以说是显性知识,但在文章中无法准确表达出来但我在工作中却不断用到的知识(比如感觉和判断),就是隐性知识。再比如,就“知识管理”本身而言,本文可以算是显性知识,但有些我无法准确写出来的体会就是隐性知识。前面说到事务所层面知识管理很难,其中一个难点就是如何把不同律师的隐性知识显性化。相比而言,律师个人知识管理不存在这个难题,个人知识管理所涉及的基本上是显性知识。

知识管理的对象自然是知识,对于律师个人而言,需要管理的主要是各种专业知识。要做好知识管理,将知识进行分类是一个前提。这个问题其实不复杂,下面以我的做法进行举例说明。我的主要业务是建筑房地产,因此在自己的数据库中,我将各种法规、案例、文章等知识载体按照工作关联性分成如下大类:建筑房地产类、公司投资类、物权类、合同债权类、侵权类、金融类、民事诉讼类、税收税务类、劳动类、刑事类、婚姻家庭类。在每个大类别中又继续细分小的类别。比如在建筑房地产类中细分为房地产类、建设工程类。在房地产类中继续分为土地管理、规划、征地拆迁、房地产开发、房地产登记、房地产买卖、房地产租赁、物业管理等子类,如此类推。每个人可以根据自己的业务需要对各种知识进行分类。

关于做好知识分类,我有两点体会可供参考,一是从宏观上你应该对自己希望构建的知识体系有个整体认知和把握,你知道某一个知识应该放入哪一个地方;二是知识分类也不是凭空想象的事情,可以根据关联性原则进行处理,相关或相近的知识都可以作为一个类别。比如,施工单位对建设单位提供的保修,与建设单位(开发商)向购房人提供的商品房保修,作为相近的知识点,应该是列入同一类别。

4、收集资料是一个基础性工作

既然是知识管理,前提必然是要有“知识”,有知识才有管理,否则何来知识管理问题。知识都是有载体的,律师业务中的专业知识载体主要是法律法规、判例、专业文章。知识管理的一个基础性工作就是收集资料。

关于收集资料,我觉得真的是不受时间、地点限制的,随时随地都可以进行。工作中,我的态度是我们既要办好业务,帮助客户解决问题,还要尽力做到办理每一个业务都要让自己在知识经验上有所收获。所以,我的习惯是,每当我遇到一个业务问题,我都尽量把问题弄明白(不停留于仅解决问题),然后把工作中的研究成果收集整理起来,形成自己的知识点。如果工作忙、来不及整理知识点,那么我通常把相关问题记下来,待在空闲之时,再来研究整理。比如,几年前为了写好借款合同中具有强制执行效力的债权文书公证条款,我就研究了包含《关于公证机关赋予强制执行效力的债权文书执行有关问题的联合通知》在内的法规、司法意见、业务指引、法院判决等二十多份资料。研究了这些资料,为我的工作提供了有利的支持,同时,这些研究资料又作为一个专题资料,整理收入到我的数据库中。

除了工作中,在平时生活中我也会注意收集各种业务资料。现在不论是在微博还是微信上,每天都会看到很多的资料。看到有用的资料,我都会收集保存起来。其实,只要你足够用心,有用的知识随时都在你身边。比如,半个月前我在星巴克买咖啡,排队时注意到店堂墙面上挂了营业执照、税务登记证等一堆证照,但有一个《公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证》,我以前没有注意过,也不清楚其所依据的法律法规和具体要求。当时我就用手机把这个证照拍下来,等有空的时候,我仔细研究了一下。经过研究,我发现这个证照的法律依据在于《消防法》第十五条:“公众聚集场所在投入使用、营业前,建设单位或者使用单位应当向场所所在地的县级以上地方人民政府公安机关消防机构申请消防安全检查”,相关的具体要求也了解清楚。然后,我把收集研究过的相关法律规定、办事指南等资料,作为一个新的知识点整理起来,存入我的数据库之中。

对于收集资料,有人常有这样的疑问,你收集的很多资料都是法律法规,而大多数法律法规在专业法规数据库中都可以找到,是否有必要花费精力去收集整理?我自己的体会是很有必要。虽然大多数的知识(包括法规),你都可以通过网络检索的方式检索到,但好记性不如烂笔头,如果你不收集整理,下次遇到同样的问题,你必然还会重新进行检索,耗时费力不说,你个人的积累也很有限。其实,收集资料的过程本身就包含了个人的研究经验,把这些研究成果有序保存下来,等于你个人知识经验的积累。下次遇到类似问题,你可以在这个基础上继续研究,而不是每次都重头再来,长此以往,你对各种问题的研究必然更加细致、深入。

5、知识管理的重要步骤就是要消化知识

随着网络和检索工具的发达,现在各种资料都容易在互联网上找到,如果你是一个有心人,收集资料本身并不是特别难的事情。但我要说的是,收集资料仅是一个基础性工作,并不是个人知识管理的核心。个人知识管理的核心,是要对信息资料进行消化,只有经过消化并且转化自己理解掌握的知识,这样才能形成有效的知识。

很多人往往不重视知识消化工作,比如在微信上天天转发各种文章资料,看似收集的资料很多,但真正去看、去研究吸收的可能并不多。这有点像猴子掰玉米,资料再多也没用。我的做法是,在微信上看到不错的文章,如果我来不及消化的话,我基本上都会将其列入收藏夹,等到周末或空闲的时候进行阅读消化,对于有价值的内容,我会将其存入我电脑中的数据库,放入某个具体专题之下。比如,前两天看到的《浙江省高级人民法院关于执行程序中执行“一处住房”相关问题的解答》,我就将其作为参考资料列入“房地产执行”专题之下。

6、有用的知识要形成专题,并建立自己的数据库

在你的执业领域内,你可能会有很多不解的问题。但我相信,即使你的业务领域再复杂,真正的问题最多不过几百个。你只要把这些问题弄明白,自然就会成为这个领域内的专业人士。要实现这一目标,在工作中,自己就要在知识分类的基础之上,有意识把相关的知识形成一个个专题。只有形成专题,相关的知识点集中在一起,才会帮助你真正理解消化一个个问题。下面简单举两个例子。

比如,在建设工程领域,建设工程价款优先受偿权是一个大的专题,你可以把有关建设工程价款优先受偿权的知识全部汇集到这个专题之下。在这个大的专题之下,随着工作和研究的深入,你又可以分为很多小的知识点(或是小专题),比如,建设工程价款债权转让,受让人是否享有优先受偿权呢。又比如,建设工程合同无效,承包人是否可以主张工程价款优先受偿权呢,等等。

比如,房地交易中买卖双方各自应承担的税收、交易手续费和其他费用,也可以作为一个专题。相应的,非交易(比如继承、赠与、夫妻之间财产分割)的情况下,又存在哪些税费呢,同样也可以作为一个专题来做。

知识管理的目标之一就是要建立自己的数据库。不论是信息资料,还是研究成果,你拥有的知识都应该按照自己的分类,保存进自己的数据库。只有建立了自己的数据库,知识才能发挥出应有的效用。个人的数据库也不用很复杂,用一般的文件夹进行管理足够了,但最关键的是有序,能方便自己随时调阅。

7、可快速检索,是知识管理的重要指标

律师做知识管理,并非仅仅是为了积累知识,更重要的是,在我们需要某方面知识时,我们可以迅速地找到,并加以运用。如果自己整理的知识无法被快速简便地检索到,可以说,你的知识管理是不成功的。

那如何才可以让自己的知识被快速检索呢?我的体会是,在所有方法之中,最方便的还是文件名检索。所以,为了方便检索,我们在整理每一份文档时,都需要有严格的文件命名。命名是一个很细节的问题,但却又是个人知识管理中一个很重要的问题,所谓“细节决定成败”。很多人电脑中明明都有相关资料,但却最终难以被找到,很重要的原因在于文档命名很糟糕。比如在命名一份协议或者合同的时候,“协议书”或者“合同书”这样的命名缺乏主旨特征,将来很难被检索。如果根据协议的主旨特征将其命名为《**股权转让协议》,或者《**租赁合同》,将来检索起来就容易很多。

对于你收集的法律法规、案例、专业文章、合同范本等一切资料,你在命名的时候,都应该考虑将来被检索的可能性。一个重要的规则是,一切命名都应该体现文件的主旨特征。下面简要说说我的文档命名规则,供参考。

对于保存的法律法规,我一般遵循这样的命名规则,“颁布单位+法规名称+施行时间”。对于所有的颁布单位,在我的数据库里面都是有统一的简称,比如,最高人民法院,简称是“最高院”,而不是“最高法”;上海市高级人民法院的简称是“上海高院”,住房和城乡建设部简称为“建设部”,上海市人民政府简称“上海市府”。之所以要在文件名中明确列明生效施行日期,这也是为了将来检索方便,因为一旦法律法规有修改,你马上可以知道自己的版本是哪一个。按照这样的命名规则,最高人民法院关于公司法的司法解释二,名称是这样的:“最高院:《关于适用<中华人民共和国公司法>若干问题的规定(二)》2014修正(关于解散、清算)”。

对于合同文件,我一般遵循这样的命名规则,“客户简称+对方当事人简称+合同主旨+合同修改日期”,比如对于一个房地产项目公司的股权转让合同,我的命名是,“恒大-万达-**项目股权转让协议(20150101修改)”。

8、两款好用的知识管理工具软件

前面说到,知识管理必须做到律师工作需要时,能够快速检索到需要的知识。现在大多数办公电脑用的应该都是windows系统,微软系统虽然很强大,但系统自带的检索却是非常糟糕的,很难快速准确检索到自己电脑中的资料(尤其是你的电脑中有好多万个文件时)。根据我自己的经验,在这里我推荐大家使用两款强大的电脑数据库检索工具。

第一个是Everything,这是我用过最好的检索软件,十分推荐。Everything提供的是文件名检索,并可以使用各种表达式语法,结果非常准确,且速度非常快,一秒都不到就可以搜索出结果。这款软件可以在360中免费下载。

另一个是Filelocator,这款软件的特点是可以检索全文,结果可靠,速度也比较快,网上可以下载免费试用版。如果需要购买正式版,可以在淘宝上找。

9、备份,永远是知识管理不可或缺的一环

现在的电子文档虽然很方便,但也是非常脆弱的,随时都有丢失毁损的危险。一旦发生无法修补的毁损,对于知识管理人而言不啻于是一场灾难。前段时间看新闻,本市有一个设计师电脑被盗,所有过往的设计资料都在电脑里面。一台电脑才几千元,但他愿意花10万元从小偷那里“赎回”电脑,原因就在于电脑中那些资料的价值。

我之所以极力倡导文档备份,原因之一是我自己也吃过资料丢失的苦头。好多年前的某个晚上,我们事务所办公室楼上茶水间的水管爆裂(甲级办公楼出现这样的状况,也是想不到的事情),导致我们事务所的办公室进水,然后我的电脑硬盘就阵亡了,而且也无法恢复。当时我工作仅大半年,丢掉半年的工作资料,就已经让我痛苦了好一阵子。从那以后,我就很重视电脑资料备份的问题。

作为知识管理的一个重要环节,我强烈建议大家至少每周对自己的电脑数据资料备份一次。现在备份的方式也很多,可以是硬盘备份,也可以是云备份。为了保险起见,我建议大家不止用一种方式备份,因为备份本身也有损坏的风险,多一种备份方式,安全就多一份保障。

10、知识管理是一个没有终点的过程

社会在不断发展,法律在不断修改更新,律师这个职业,必然是工作到老学到老,否则必然跟不上时代的发展。知识管理是律师工作的助推器,律师的知识要随着时代的发展而更新,知识管理工作也需要不断跟进。很多问题在你几年前办理某个业务时研究过了,但现在因为法律变化了,你再办理类似的业务,如果仅停留在过去的认知,那肯定是不行的。可以说,律师个人的知识管理是一个没有终点的过程,除非你退休了。


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